Cómo elegir programa de almacén para una pyme: ERP con stock, plataforma de envíos o SGA
Cuando una pyme busca «un programa para llevar el almacén» se encuentra con tres tipos de herramienta que se venden con palabras parecidas pero hacen cosas distintas. Elegir bien empieza por saber cuál de los tres problemas tienes.
1. Programas de gestión y facturación con control de stock
Son los ERP y programas de facturación que, además de clientes, presupuestos y facturas, llevan las existencias de cada artículo (por ejemplo Holded, STEL Order u Odoo). Saben cuántas unidades tienes y las descuentan al vender.
Te bastan si tu almacén es pequeño, una o dos personas lo conocen de memoria y lo que necesitas es que el stock y la facturación cuadren. Se quedan cortos cuando hay que decir a un operario en qué hueco está cada cosa, preparar muchos pedidos al día sin errores o recibir mercancía contrastándola con lo que dijo el proveedor.
2. Plataformas de envío
Son las herramientas que conectan tu tienda con las agencias de transporte para sacar etiquetas y seguir los paquetes (por ejemplo Sendcloud). Algunas añaden ayudas para preparar pedidos.
Te bastan si tu problema es el transporte: comparar agencias, imprimir etiquetas rápido y avisar al cliente. Se quedan cortas para lo que pasa antes de la caja: ubicaciones, reposición, recepciones, lotes y caducidades, inventarios.
3. Programas de gestión de almacén (SGA / WMS)
Un SGA lleva el almacén por dentro: dónde está cada unidad, qué hay que preparar y en qué orden, qué ha llegado y dónde se guarda. El operario trabaja con una PDA o un móvil que le dice a qué hueco ir y confirma cada artículo con un escaneo.
Lo necesitas si preparas pedidos todos los días, tienes ubicaciones, varias personas en el almacén o varios canales de venta, o si los errores al preparar ya te cuestan devoluciones y clientes. Se suele usar junto con el programa de facturación, no en su lugar.
Comparativa rápida
| Necesidad | ERP / facturación con stock | Plataforma de envíos | SGA / WMS |
|---|---|---|---|
| Saber cuántas unidades tengo | Sí | Depende | Sí |
| Saber en qué hueco está cada unidad | Poco habitual | No | Sí |
| Guiar al operario y escanear al preparar | Poco habitual | A veces | Sí |
| Etiquetas de agencia | A veces | Sí | Sí, si se conecta |
| Recepción contra el pedido o aviso del proveedor | A veces | No | Sí, caja a caja |
| Lotes, caducidades y FEFO | A veces | No | Sí |
| Facturas y contabilidad | Sí | No | No es su trabajo |
«Depende», «a veces» y «poco habitual» quieren decir que varía mucho de un producto a otro: pregúntalo siempre con tu caso concreto.
Señales de que ya necesitas un SGA
- →Hay errores al preparar: artículo equivocado, talla cambiada, unidades de menos.
- →Se pierde tiempo buscando producto o solo una persona sabe dónde está todo.
- →El stock del programa no cuadra con el de las estanterías.
- →Vendes en varios sitios a la vez (tu web, Amazon, marketplaces) y el stock se descuadra entre ellos.
- →Trabajas con lotes o caducidades y sale primero lo que no toca.
- →Entra gente nueva en campaña y tarda días en ser productiva.
Qué preguntar antes de elegir
- →¿Qué hardware necesito? ¿Sirve un móvil o un Android con lector?
- →¿Se conecta con mi tienda, mis marketplaces y mis agencias?
- →¿Cómo se pasan los datos con mi programa de facturación?
- →¿El precio está publicado? ¿Hay permanencia o coste de implantación?
- →¿Puedo probarlo con mis artículos y mis ubicaciones antes de firmar?
Si tienes dudas sobre el coste, en cuánto cuesta un SGA están las piezas que forman el precio. Y si hoy lo llevas todo en una hoja de cálculo, mira hasta dónde llega el Excel.
Dónde encaja Ubika
Ubika es un SGA para almacenes sin automatizar: tiendas online que preparan sus propios pedidos y operadores logísticos. La PDA funciona en el móvil o en cualquier Android con lector, los pedidos entran solos desde Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Amazon y otros canales, y saca las etiquetas de las agencias habituales en España. El precio está publicado (desde 199 €/mes, sin permanencia) y te montamos una demo con tus datos para que lo pruebes. Si tu almacén cabe en la cabeza de una persona y no preparas pedidos a diario, probablemente aún no lo necesitas: un programa de facturación con stock te basta.