Programa de almacén para un operador logístico (3PL) pequeño: qué mirar antes de elegir
Si guardas y preparas mercancía de otros, el programa de almacén no solo tiene que decirte dónde está cada cosa: tiene que separar a cada cliente, medir lo que le cobras y dejarle ver lo suyo. Muchos programas de almacén están pensados para la empresa que vende su propio producto y se quedan cortos en cuanto entra el segundo cliente.
Estas son las diez preguntas que conviene hacer a cualquier programa antes de elegirlo si eres un operador logístico pequeño o mediano. Valen para cualquier proveedor, no solo para nosotros.
1. ¿Separa el stock de cada cliente de verdad?
No basta con una columna «cliente» en la ficha del artículo. Cada cliente tiene que tener su propio stock, sus movimientos y su historial, de forma que un recuento, una devolución o un ajuste de uno nunca toque al otro, aunque compartan pasillo o incluso el mismo código de barras.
2. ¿Cómo mide y factura el almacenaje?
Es la parte donde más dinero se escapa. Pregunta en qué unidades puede cobrar (palé, metro cúbico, unidad, hueco ocupado), si lo calcula cada día y si cada cliente puede tener su tarifa. Pregunta también qué pasa con las recepciones, las líneas preparadas, las cajas, las etiquetas, las devoluciones y los trabajos extra: todo lo que no se mide, no se cobra.
3. ¿Tus clientes pueden ver su stock y sus pedidos sin llamarte?
Un portal para cada cliente ahorra correos y llamadas: el cliente consulta su stock, sus pedidos y sus envíos, y avisa de lo que te va a mandar. Comprueba que cada cliente solo ve lo suyo y si el portal se paga aparte por cliente.
4. ¿Se conecta con las tiendas de tus clientes?
Cada cliente vende en un sitio distinto: Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Amazon, marketplaces… El programa tiene que traer los pedidos de cada tienda solo y devolverle el stock, sin que tengas que pedir a cada cliente un Excel cada mañana.
5. ¿Saca las etiquetas de las agencias que usáis?
Mira la lista de agencias con las que se conecta y si puedes usar los contratos de cada cliente o los tuyos. Pregunta también por el manifiesto o la hoja de recogida para el chófer.
6. ¿Lleva lotes, caducidades y números de serie?
Si almacenas alimentación, cosmética o electrónica, lo vas a necesitar más pronto que tarde: que salga primero lo que antes caduca (FEFO), que se pueda bloquear un lote y que sepas a qué pedido fue cada unidad.
7. ¿Qué necesitan tus operarios para trabajar?
Pregunta qué hardware exige: hay programas que solo funcionan con terminales de un modelo concreto y otros que van en el navegador de cualquier Android o en el móvil. Y pregunta cuánto tarda alguien nuevo en preparar su primer pedido: en un 3PL hay rotación y picos de campaña.
8. ¿Cómo se gestionan las devoluciones?
Las devoluciones de tiendas online son diarias. El programa tiene que identificar de qué pedido y de qué cliente viene cada paquete, dejar anotar en qué estado llega cada pieza y decidir si vuelve al stock, se aparta o se desecha, y cobrarlo si lo pactaste.
9. ¿Cómo se cobra el propio programa?
Un modelo de precio que cobra por cada cliente o por cada usuario te penaliza justo cuando creces. Pregunta si hay cuota por cliente, por usuario, por conector o por almacén, si hay permanencia y cuánto cuesta la implantación.
10. ¿Puedes probarlo con tus datos antes de firmar?
Una demo con datos de ejemplo no te dice si encaja con tu nave. Pide probarlo con tus ubicaciones, tus artículos y algún cliente real, conviviendo unos días con lo que ya usas.
Resumen para comparar proveedores
| Pregunta | Qué respuesta buscar |
|---|---|
| Stock por cliente | Separado de verdad, con su historial propio |
| Almacenaje | Por palé, m³, unidad o hueco, calculado cada día y con tarifa por cliente |
| Portal del cliente | Cada uno ve solo lo suyo; sin coste por cliente |
| Tiendas y marketplaces | Pedidos que entran solos y stock que vuelve solo |
| Agencias | Etiquetas y manifiesto de las que ya usáis |
| Lotes y caducidades | FEFO, bloqueo de lotes y trazabilidad por pedido |
| Hardware | Cualquier Android o móvil, sin terminal obligatorio |
| Precio | Publicado, sin cobrar por cliente y sin permanencia |
| Prueba | Con tus datos, antes de firmar |
Cómo responde Ubika a estas preguntas
Ubika es un programa de gestión de almacén (SGA / WMS) para almacenes sin automatizar, tiendas online y operadores logísticos de España. Para un 3PL:
- →Stock, pedidos, tarifas y facturas separados por cliente, y un portal para cada cliente (sin coste por cliente) donde ve su stock y sus envíos y avisa de lo que te manda.
- →Tarifas por cliente: almacenaje por palé, m³, unidad o hueco ocupado y día; recepción por línea, unidad, caja o palé; preparación por línea, unidad, referencia o caja completa; recargos (cajas mixtas, entregas sin aviso, artículos sin código), consumibles, trabajos extra y cuota mínima si la pactáis.
- →Pedidos que entran solos desde Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Amazon, Temu y los marketplaces de Mirakl, y etiquetas de GLS, SEUR, Correos Express, UPS, DHL, CTT Express, MRW y Nacex.
- →Lotes, caducidades y números de serie con salida FEFO, FIFO o LIFO.
- →La PDA es una web: funciona en el móvil o en cualquier Android con lector, el operario entra con su PIN y la propia pantalla le dice qué hacer.
- →Precio publicado (desde 199 €/mes), sin permanencia, y demo montada con vuestros datos.
Si quieres verlo con tu nave, puedes pedirnos una demo con tus datos o ver el recorrido de 2 minutos. También tienes más detalle en software para operadores logísticos y en cómo facturar el almacenaje a tus clientes.