La PDA en la expedición: zonas por agencia, manifiesto y firma del chófer
Quien busca una PDA «para entregas» o «para el seguimiento de entregas» puede estar pensando en dos cosas distintas: en la PDA que lleva el repartidor en la furgoneta, o en la que se usa en el muelle del almacén para entregar la mercancía al transportista. Este artículo trata de la segunda: qué hace la PDA en la expedición, de la zona de cada agencia a la firma del chófer, y qué queda registrado. Y dice con claridad dónde termina.
Qué hace una PDA en la expedición
La expedición es el último paso del almacén: los pedidos ya están empaquetados y etiquetados, y hay que entregarlos al camión correcto antes de que se vaya. Con la PDA, ese paso deja de depender de la memoria:
- →Cada bulto tiene una zona en el muelle según su agencia, y el operario sabe en cuál dejarlo.
- →Se ve cuánto falta para que pase cada camión y qué queda por preparar para ese camión.
- →Cuando llega el camión, se cierra la carga en un manifiesto.
- →El chófer firma en la pantalla y los pedidos pasan a enviados.
Zonas por agencia y hora de corte
Un muelle sin zonas es un montón de cajas en el que cada chófer busca las suyas. La regla es sencilla: una zona marcada en el suelo por agencia, y cada bulto, al salir de la mesa de empaquetado, va a la zona de la agencia que pone en su etiqueta. Así, un bulto no se va en el camión de otra agencia ni se queda olvidado detrás de un palé.
La hora de corte es la otra mitad. Cada agencia recoge a una hora, y lo que no esté en su zona a esa hora sale mañana. Por eso el trabajo de la tarde se ordena por camión y no por orden de llegada de los pedidos: primero lo de la agencia que pasa antes. Una cuenta atrás por agencia, a la vista de todos, hace más por los plazos que cualquier reunión. En campaña esto se multiplica; lo vemos en cómo preparar el almacén para los picos.
El manifiesto de carga
El manifiesto es la lista de lo que se lleva un camión en una recogida. Se hace uno por agencia y por recogida, con los pedidos, el número de bultos y el peso. Sirve para dos cosas: para que el chófer sepa cuántos bultos tiene que cargar, y para que tú puedas demostrar después qué le entregaste.
Hacerlo a mano —una hoja con los números de envío apuntados— funciona con veinte bultos y deja de funcionar con doscientos. Si el programa ya sabe qué pedidos están empaquetados y de qué agencia son, el manifiesto sale solo al cerrar la zona.
La firma del chófer en la PDA
Al cargar, el chófer escribe su nombre y firma con el dedo en la pantalla de la PDA. Ese gesto es el cambio de custodia: hasta ahí la mercancía es responsabilidad del almacén; desde ahí, del transportista.
| Qué queda registrado | Para qué sirve |
|---|---|
| Agencia y referencia del manifiesto | Saber de qué recogida se habla |
| Pedidos, número de bultos y peso | Comprobar qué se entregó |
| Nombre de quien firma y su firma | Saber quién lo recogió |
| Fecha y hora de la firma | Demostrar que salió a tiempo |
| Cambio de estado de los pedidos a enviados | Que la tienda, el cliente y el comprador lo sepan sin llamar |
Si un comprador reclama que su paquete no ha llegado y la agencia dice que no lo recogió, el manifiesto firmado zanja la discusión. Sin él, es tu palabra contra la suya.
PDA para seguimiento de entregas: hasta dónde llega la del almacén
Aquí conviene ser exactos. La PDA del almacén registra la entrega al chófer en el muelle. No sigue la ruta del camión ni recoge la firma del destinatario en su puerta. Eso lo hace el transportista con sus propios terminales: cada escaneo en sus naves y en el reparto genera un evento de seguimiento, y la prueba de entrega —firma, hora, a veces foto— la guarda la agencia.
| Tramo | Quién lo registra | Con qué |
|---|---|---|
| Preparación y empaquetado | El almacén | PDA y programa del almacén |
| Entrega al chófer en el muelle | El almacén | Manifiesto firmado en la PDA |
| Tránsito y reparto | La agencia de transporte | Sus terminales y su seguimiento |
| Entrega al destinatario | La agencia de transporte | Su prueba de entrega |
Lo que sí puede hacer el programa del almacén es juntar las dos mitades: guardar el número de seguimiento que da la agencia al crear la etiqueta y consultar con él los eventos de la agencia, para que se vean junto al pedido. Si lo que necesitas es controlar una flota propia de reparto, con rutas y firma en destino, eso es un programa de gestión de transporte, que es otra herramienta.
Cómo lo hacemos en Ubika
En Ubika, la pantalla Zonas de expedición tiene una zona por transportista con su hora de corte. Al empaquetar, cada paquete cae solo en la zona de su agencia y se ve la cuenta atrás hasta la recogida. Cuando pasa el camión se pulsa «Expedir»: salen el manifiesto y las etiquetas. Si la hora de corte ya ha pasado, pide una confirmación antes.
La firma es una tarea de la PDA: el chófer pone su nombre y firma en la pantalla. Sin nombre y sin firma, el manifiesto no se cierra. Al firmar, los pedidos pasan a enviados, se avisa al comprador por correo y al programa del cliente, y en Manifiestos de carga queda cada recogida con sus bultos, sus kilos, sus clientes, quién la recogió y a qué hora. Si el almacén controla cada bulto, la matrícula se escanea en cada paso, de recogido a cargado en el camión.
Y el límite, tal cual: Ubika cubre hasta la firma del chófer en tu muelle. No sigue la ruta del conductor ni recoge la firma del destinatario. Después de expedir, la pantalla Envíos / seguimiento enseña los eventos que da la agencia para cada envío y permite anularlo.
Puedes pedir la demo con tus datos, ver cómo es el terminal en PDA de almacén: qué es y cómo se maneja o lo que hace el programa en almacén para tienda online.
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