Sistema de gestión de almacenes: qué es, funciones y diferencias con un ERP

13 de noviembre de 2026 · 7 min de lectura

Un sistema de gestión de almacenes es el programa que lleva el almacén por dentro. La sigla en español es SGA y en inglés WMS (Warehouse Management System). Aquí repasamos qué es, las funciones que tiene de la entrada a la devolución y en qué se diferencia de un ERP.

Qué es un sistema de gestión de almacenes

Es el programa que sabe qué hay en cada hueco del almacén y que reparte y comprueba el trabajo de quienes mueven la mercancía. Hace dos cosas a la vez: lleva un registro exacto (qué, cuánto, dónde, de qué lote) y dirige las tareas (qué recibir, dónde guardarlo, qué coger para cada pedido y en qué orden).

La pieza que une las dos es el escaneo. El operario trabaja con una PDA: el sistema le dice qué hacer, él escanea el hueco o el artículo y el sistema lo da por bueno o le avisa del error. Por eso el stock está al día sin que nadie «pase los datos» después. Si no has trabajado nunca con una, lo explicamos en qué es una PDA de almacén y cómo se maneja.

Funciones de un sistema de gestión de almacenes

Las funciones siguen el camino de la mercancía.

Entradas (recepción). El sistema sabe lo que tiene que llegar: un pedido de compra o un aviso del proveedor o del cliente. Al llegar el camión se cuenta escaneando y se compara. Lo que falta, lo que sobra y lo que llega dañado queda apuntado en la propia entrada, que es cuando se puede reclamar. Si el producto lleva lote o caducidad, se captura aquí.

Ubicación. Lo recibido se lleva a su hueco. El sistema propone uno según el tipo de producto y el sitio libre, y el operario confirma escaneando artículo y hueco. Desde ese momento el sistema sabe dónde está cada unidad.

Stock. Es la consecuencia de lo anterior: existencias por artículo, por hueco y por lote, actualizadas con cada movimiento. Incluye lo que está reservado para pedidos ya recibidos, lo que está bloqueado (por calidad o por estar dañado) y el historial de entradas y salidas de cada artículo.

Preparación de pedidos. El sistema recibe los pedidos, reserva el stock y genera las tareas de recogida. Decide de qué hueco y de qué lote sale cada línea, según la regla que toque (FIFO, FEFO o LIFO), y ordena los huecos para que el recorrido sea corto. Los pedidos se pueden preparar de uno en uno o agrupados. El operario escanea cada artículo al cogerlo.

Empaquetado y expedición. En la mesa se verifica que el pedido está completo, se cierra la caja y se obtiene la etiqueta de la agencia de transporte. Al entregar los bultos al chófer queda la relación de lo que se lleva, firmada. El sistema devuelve el número de seguimiento a la tienda o al ERP.

Devoluciones. El paquete que vuelve se identifica (de qué pedido y de qué cliente es), se revisa pieza a pieza y se decide el destino de cada una: vuelve al stock, se aparta o se da de baja. Sin esta función, las devoluciones se amontonan en una esquina y el stock deja de ser fiable.

Inventario. El sistema permite contar hueco a hueco sin cerrar el almacén, compara lo contado con lo esperado y deja los ajustes pendientes de aprobar. Lo normal es contar un poco cada día: es el inventario cíclico.

Y por debajo de todo, la trazabilidad: cada movimiento con su fecha, su operario, su origen y su destino.

Funciones que añaden algunos sistemas

→Reposición: avisar o generar la tarea cuando un hueco de picking se queda corto.
→Varios clientes: stock, tarifas y facturación separados, para operadores logísticos.
→Conexión con tiendas online, marketplaces y agencias de transporte.
→Indicadores: pedidos pendientes, ritmo de preparación, llegada a la hora de corte de cada agencia.
→Varios almacenes en el mismo sistema.

Diferencias entre un sistema de gestión de almacenes y un ERP

Desliza la tabla hacia un lado para ver todas las columnas →

	ERP	Sistema de gestión de almacenes
Qué lleva	La empresa: compras, ventas, facturas, contabilidad	La nave: huecos, movimientos y tareas
Cómo ve el stock	Una cantidad por artículo (y a veces por almacén)	Por hueco, lote, caducidad y estado
Quién lo usa	Administración, compras y ventas	Jefe de almacén y operarios con PDA
Cuándo se actualiza	Al registrar el documento (albarán, factura)	En cada escaneo
Qué decide	Qué comprar y qué vender	Dónde guardar, de dónde coger y en qué orden
Errores de preparación	No los ve	Los detecta al escanear

No compiten: se reparten el trabajo. El ERP manda al sistema de almacén los pedidos de venta y lo que se espera recibir; el sistema de almacén devuelve lo recibido, lo enviado y el stock. Muchos ERP tienen un módulo de almacén, que sirve mientras lo que necesitas es llevar cantidades; se queda corto cuando hay que guiar operarios hueco a hueco.

Qué almacenes lo necesitan

→Los que preparan pedidos todos los días, sobre todo con muchas referencias.
→Los que tienen varias personas moviendo mercancía a la vez.
→Los que trabajan con lotes, caducidades o números de serie.
→Los operadores logísticos, que guardan mercancía de varios clientes.
→Los que venden por varios canales y necesitan un único stock fiable.

Si aún no tienes claro si es tu caso, las señales están en qué es un SGA y cuándo lo necesitas.

El sistema de gestión de almacenes de Ubika

Ubika es un sistema de gestión de almacenes para naves sin automatizar. Cubre el ciclo que hemos descrito: recepción contra el aviso de entrada, ubicación, stock hueco a hueco con lote y caducidad, preparación guiada, empaquetado con la etiqueta de la agencia, manifiesto firmado por el chófer, devoluciones revisadas pieza a pieza y conteos con la PDA. La PDA es una web que se abre en el móvil o en cualquier Android con lector. Para hablar con tu ERP o tu programa de facturación tiene API abierta y avisos automáticos (webhooks).

Más detalle en software de gestión de almacén y, si guardas mercancía de otros, en software para operadores logísticos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?

Es el programa que controla y dirige lo que pasa dentro de un almacén: las entradas, la ubicación de la mercancía, el stock de cada hueco, la preparación y expedición de pedidos, las devoluciones y el inventario. Se abrevia SGA, y en inglés WMS.

¿Cuáles son las funciones de un sistema de gestión de almacenes?

Recibir la mercancía contra lo esperado, ubicarla, llevar el stock por hueco y lote, guiar la preparación de pedidos, verificar y expedir, registrar devoluciones y hacer inventario. Además guarda el historial de cada movimiento.

¿Qué diferencia hay entre un SGA y un ERP?

El ERP lleva la empresa: compras, ventas, facturas y contabilidad, y conoce el stock como una cantidad por artículo. El SGA lleva la nave: en qué hueco está cada unidad, qué tarea hace cada operario y la comprobación por escaneo. Normalmente trabajan juntos.

¿Un sistema de gestión de almacenes sustituye al ERP?

No. El SGA no hace contabilidad ni impuestos. Lo habitual es que el ERP mande los pedidos al SGA y el SGA devuelva lo que se ha enviado y el stock que queda.

¿Qué hace falta para implantar un sistema de gestión de almacenes?

Huecos numerados y etiquetados, artículos con código de barras, un recuento inicial del stock por hueco, PDA o móviles para los operarios y cobertura de red en la nave.

¿Sirve un sistema de gestión de almacenes para un almacén pequeño?

Sí, siempre que se preparen pedidos a diario o haya más de una persona moviendo mercancía. Para almacenes pequeños conviene uno que no exija terminales propios ni una implantación larga.

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