Trazabilidad por lotes en el almacén: qué registrar y cómo localizar un lote ante una retirada

13 de noviembre de 2026 · 7 min de lectura

La trazabilidad por lotes se pone a prueba un día concreto: el día que un proveedor avisa de que un lote ha salido mal. Ese día solo importan dos preguntas: cuánto queda en la nave y a quién se le ha enviado el resto. Si el almacén puede contestarlas en minutos, tiene trazabilidad; si tiene que revisar albaranes, no la tiene. Este artículo explica qué hay que registrar en cada paso para poder contestarlas, cómo se localiza un lote ante una retirada y cuándo hace falta número de serie en vez de lote.

Qué es la trazabilidad por lotes en el almacén

Un lote es un conjunto de unidades de un mismo artículo producidas en las mismas condiciones, que el fabricante marca con un mismo código. La trazabilidad por lotes consiste en no perder ese código dentro del almacén: saber de qué entrada vino cada lote, en qué huecos ha estado y en qué pedidos ha salido.

Se suele hablar de dos sentidos. Hacia atrás: dado un lote, saber de qué proveedor y de qué entrada vino. Hacia delante: dado un lote, saber a qué clientes o destinatarios ha llegado. El almacén es el punto donde se unen los dos, y por eso es donde se rompe la cadena si el lote no se apunta.

En alimentación no es opcional: la normativa europea obliga a poder identificar de quién se ha recibido un producto y a quién se ha entregado (Reglamento (CE) n.º 178/2002, artículo 18). En otros sectores lo exige su propia norma o directamente el cliente. Lo que pide un almacén de alimentación en conjunto está en programa de almacén para alimentación y congelado.

Qué hay que registrar en la entrada, en el almacenaje y en la salida

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Paso	Qué se registra	Qué pasa si falta
Entrada	Artículo, lote, caducidad si la tiene, cantidad, proveedor, fecha y documento de entrada	El lote no existe para el programa: no hay nada que seguir
Ubicación	En qué hueco queda cada lote	Se sabe que el lote está en la nave, pero no dónde
Movimientos internos	Cada cambio de hueco, reposición o bloqueo, con su lote	El lote aparece en un hueco donde ya no está
Preparación	Qué lote y qué cantidad se ha cogido para cada pedido	No se sabe a quién se le ha enviado
Devolución	Con qué lote vuelve la unidad al stock	Vuelve mezclada con otro lote

Cómo registrar el lote en la recepción

Todo empieza en el muelle. Si el lote no se captura al recibir, no hay forma de recuperarlo después sin abrir cajas. Tres cosas hacen que se capture siempre:

→Que el artículo esté marcado como «con lote» en su ficha, de modo que el programa no deje darle entrada sin él.
→Que el lote se lea del código de barras de la caja y no se teclee. Muchos fabricantes imprimen en la caja un código GS1 que lleva el artículo, el lote y la caducidad en un solo escaneo.
→Que una entrada con dos lotes del mismo artículo se registre como dos partidas, cada una con su cantidad, y no como una sola.

El lote que vale es el del fabricante, el que va impreso en el producto. Inventar un lote interno distinto obliga a mantener una tabla de equivalencias que nadie mira el día que hace falta.

Cómo guardar la mercancía sin perder el lote

En el almacenaje, la trazabilidad depende de que el stock se lleve por hueco y por lote a la vez: no «hay 400 unidades del artículo», sino «hay 250 del lote A en este hueco y 150 del lote B en este otro».

Lo más seguro es no mezclar dos lotes del mismo artículo en un hueco. Cuando se mezclan, el preparador tiene que leer el lote de cada caja para coger el correcto, y tarde o temprano coge el otro. En estanterías compactas, donde solo sale el palé de delante, mezclar lotes en una calle deja encerrado el más antiguo. Y cada cambio de hueco tiene que hacerse con escaneo, porque un palé movido «un momento» sin apuntar es justo el que no aparece el día de la retirada.

Cómo registrar el lote en la salida

En la salida hay dos decisiones: qué lote sale y cómo se comprueba. Lo primero lo fija la regla de salida: el lote que antes caduca (FEFO) o el que antes entró (FIFO), explicadas en FIFO, FEFO y LIFO. Lo segundo es el escaneo: el programa manda a un hueco y a un lote concretos, y el preparador confirma escaneando.

Lo que cierra la cadena es que el lote quede apuntado en el pedido. Sin esa línea —pedido, artículo, lote, cantidad— se sabe que el lote salió, pero no a quién. Es la mitad de la trazabilidad que más se olvida y la que más falta hace en una retirada.

Cómo localizar un lote ante una retirada

Cuando llega el aviso, el orden de trabajo es este:

→Identificar el artículo y el lote exactos que indica el proveedor o la autoridad.
→Bloquear lo que queda en la nave para que no salga en ningún pedido más, antes de hacer nada más.
→Comprobar si hay pedidos a medio preparar con ese lote y pararlos.
→Sacar la lista de pedidos en los que ya ha salido, con destinatario, fecha y cantidad.
→Avisar al dueño de la mercancía con esa lista. En un operador logístico, quien avisa al consumidor es el cliente, no el almacén.
→Apartar físicamente lo bloqueado y decidir con el proveedor qué se hace: devolverlo, destruirlo o liberarlo si era una falsa alarma.

La prueba de que la trazabilidad funciona es hacer este ejercicio en frío, con un lote cualquiera, y cuadrar las cuentas: lo que entró de ese lote tiene que ser igual a lo que queda más lo que salió más lo que se dio de baja. Si no cuadra, hay movimientos sin registrar. El bloqueo y su resolución están explicados en control de calidad en el almacén con PDA.

Lote o número de serie: en qué se diferencian

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	Lote	Número de serie
Qué identifica	Un grupo de unidades iguales	Una sola unidad
Dónde se usa	Alimentación, bebidas, cosmética, química	Electrónica, maquinaria, artículos con garantía individual
Qué se escanea	El lote de la caja o de la partida	Cada unidad, una a una
Qué responde	¿A quién le ha llegado este lote?	¿A quién se le vendió esta unidad?
Trabajo que añade	Poco: un escaneo por partida	Más: un escaneo por unidad en la entrada y en la salida

No son excluyentes, pero conviene pedir solo lo que hace falta. Llevar número de serie en un artículo que no lo necesita multiplica los escaneos sin dar nada a cambio; no llevar lote en uno que caduca deja al almacén sin respuesta el día del aviso.

Cómo lo hacemos en Ubika

En Ubika se marca en la ficha de cada artículo si va por lotes, con caducidad o por número de serie. Con eso, la recepción no deja entrar el género sin su lote, su fecha o su número de serie. En la PDA, el código GS1 de la caja rellena el lote y la caducidad al escanearlo.

El stock se guarda por cliente, hueco y lote. Al ubicar, la PDA propone el hueco, y en las naves configuradas como compactas cada calle lleva un solo lote. Al preparar, la PDA dice qué lote coger —el que antes caduca— y, si el flujo de trabajo lo pide, no deja confirmar sin escanear el lote; con número de serie, se escanea el de cada unidad. Lo devuelto que vuelve al stock lo hace con su lote y su caducidad.

Cada movimiento queda en el histórico de movimientos con su fecha, tipo, hueco, referencia, quién lo hizo y, cuando los lleva, su lote y su número de serie; se puede buscar por cualquiera de los dos. El localizador de cajas busca por lote y enseña en qué huecos está.

Para una retirada hay dos puertas. En la pantalla de caducidades, «Retirar lote» hace que el lote deje de salir en los pedidos y quede en cuarentena. En control de calidad se bloquea el lote entero en una sola operación: antes de confirmar, el programa dice cuántas unidades y qué huecos afecta. Después se decide si se libera, se devuelve al proveedor, se reprocesa o se da de baja como merma.

Puedes pedir la demo con tus datos o ver antes qué hace en software de gestión de almacén y, si guardas mercancía de otros, en software para operadores logísticos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la trazabilidad por lotes?

Es poder reconstruir el camino de cada lote de un artículo: de qué entrada vino, en qué huecos ha estado y en qué pedidos ha salido. Para eso el lote se registra en la entrada y se arrastra en cada movimiento hasta la salida.

¿Qué es un lote?

Es un conjunto de unidades de un mismo artículo fabricadas o envasadas en las mismas condiciones, que el fabricante identifica con un mismo código. Si una unidad del lote tiene un problema, se da por hecho que las demás pueden tenerlo.

¿Qué hay que registrar para tener trazabilidad en el almacén?

En la entrada: artículo, lote, caducidad si la tiene, cantidad, proveedor y fecha. En el almacenaje: en qué hueco está cada lote y cada cambio de hueco. En la salida: qué lote y qué cantidad ha ido a cada pedido.

¿Qué diferencia hay entre lote y número de serie?

El lote identifica a un grupo de unidades iguales; el número de serie, a una sola unidad. El lote se usa en alimentación, cosmética o química; el número de serie, en electrónica y en artículos con garantía individual.

¿Cómo se localiza un lote ante una retirada?

Se busca el lote y se responde a dos preguntas: qué queda en el almacén y en qué huecos, para bloquearlo, y en qué pedidos ha salido, para avisar a quien lo recibió. Con el lote registrado en cada movimiento, es una consulta; sin él, es revisar albaranes a mano.

¿La trazabilidad por lotes es obligatoria?

Depende del sector. En alimentación, la Unión Europea exige poder identificar de quién se ha recibido un producto y a quién se ha entregado (Reglamento (CE) n.º 178/2002, artículo 18). En otros sectores la exigen sus propias normas o el cliente. Consulta la que aplica a tu producto.

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