Control de calidad en el almacén con PDA: recepción, bloqueo de stock y devoluciones

13 de noviembre de 2026 · 7 min de lectura

El control de calidad de un almacén no es un laboratorio: son tres o cuatro momentos en los que alguien mira la mercancía y decide si se puede vender. Lo que falla casi siempre no es la mirada, sino lo que pasa después: la caja rota se queda en un rincón con una nota, nadie la descuenta del stock y un día se le manda a un comprador. Con una PDA, el aviso y el apartado se hacen a la vez. Este artículo repasa dónde se controla la calidad en un almacén y qué tiene que hacer la PDA en cada punto.

Dónde se hace el control de calidad en un almacén

Desliza la tabla hacia un lado para ver todas las columnas →

Momento	Qué se mira	Qué se hace si falla
Recepción	Bultos rotos o mojados, unidades de más o de menos, lote y caducidad	Se apunta la diferencia y lo dañado o lo sobrante se aparta bloqueado
Stock ya ubicado	Un lote con una incidencia, un palé caído, género deteriorado	Se bloquea el hueco o el lote entero hasta decidir
Antes de empaquetar	Que el artículo es el pedido y está en buen estado	No se cierra la caja hasta tener el visto bueno
Devoluciones	El estado del paquete y de cada pieza	Cada pieza recibe un grado: vuelve al stock, outlet o merma

PDA para control de calidad en la recepción: dañado y exceso, apartados

La recepción es el mejor sitio para parar un problema, porque el chófer todavía está delante y la mercancía aún no se ha mezclado con la buena. Con la PDA, el operario escanea cada unidad o caja contra lo que se esperaba y la cuenta sube sola. Lo que no cuadra sale al momento:

→Faltas: llega menos de lo avisado. Queda apuntado en la entrada, para reclamarlo.
→Excesos: llega más de lo pedido. Lo de más no debería entrar al stock vendible sin que alguien lo acepte: se aparta bloqueado hasta decidir si se queda o se devuelve.
→Dañados: se marcan como tales, con una foto, y van a una zona separada, bloqueados.
→Lote y caducidad: se leen del propio producto, no del albarán. Si la caja trae código GS1, el escaneo los rellena solos.

La foto hecha en el muelle, con la fecha y la hora, es lo que luego sostiene la reclamación al proveedor o a la agencia. Y lo apartado no se ubica con lo demás: espera su decisión.

Bloqueo y liberación de stock

Bloquear es decirle al programa «esto está aquí, pero no lo toques». El stock bloqueado sigue contando en el inventario, pero no se ofrece a la venta ni se manda a nadie a cogerlo. Un buen bloqueo tiene tres cosas:

→Alcance claro: un hueco, un artículo o un lote entero en todos los huecos donde esté.
→Motivo escrito: dentro de un mes nadie se acordará de por qué estaba apartado.
→Salida decidida: todo lo bloqueado termina en una de cuatro puertas.

Decisión	Qué pasa con el stock
Aceptar y liberar	Vuelve a estar disponible para la venta
Devolver al proveedor	Sigue retenido hasta que el proveedor lo recoge; entonces se da de baja
Reprocesar	Se reetiqueta o se reempaqueta; sigue bloqueado hasta nueva decisión
Merma	Se destruye y se da de baja del stock

Dos detalles de almacén real. El primero: al bloquear, puede haber operarios preparando pedidos con ese género en ese mismo momento; el programa tiene que decirlo y mandar esos pedidos a otro hueco si queda género bueno. El segundo: si llevas lotes, bloquear por lote es lo que permite retirar una partida entera en minutos; lo vemos en FIFO, FEFO y LIFO y en el programa de almacén para alimentación.

Revisión de devoluciones pieza a pieza

Una devolución es mercancía de calidad desconocida hasta que alguien la abre. El orden que funciona:

→Escanear el paquete para saber de qué pedido y de qué cliente es.
→Fotografiar el paquete antes de abrirlo si llega roto, mojado o abierto.
→Contar lo que trae contra lo que se avisó.
→Mirar cada pieza por separado: qué tiene (caja rota, usado, falta una pieza) y qué grado se le da.
→Mandar cada pieza a su sitio según el grado: stock, outlet o merma.

Lo que no se revisa no vuelve al stock: se queda en su zona hasta que se mira. El proceso completo está en cómo gestionar las devoluciones de una tienda online.

Qué debe tener una PDA para el control de calidad

→Lector de códigos (o la cámara del móvil, para poco volumen): el control empieza por saber qué artículo y qué lote es.
→Cámara para las fotos de daños, que queden guardadas en la entrada o en la devolución, no en la galería del teléfono de alguien.
→Pantalla sencilla, con botones grandes: «Dañado» tiene que ser un toque, no un formulario.
→Conexión con el programa del almacén en el momento: lo apartado debe dejar de estar disponible al instante, no al final del turno.

No hace falta un aparato especial para calidad: sirve la misma PDA con la que se recibe y se prepara. Cómo es ese terminal, en PDA de almacén: qué es y cómo se maneja.

Cómo lo hacemos en Ubika

En Ubika la recepción se hace con la PDA contra el albarán esperado. Lo que llega roto se marca como «Dañado», con foto opcional, y pasa a cuarentena bloqueada; lo que llega de más sobre el pedido de compra también queda en cuarentena, con su devolución al proveedor abierta. Queda apuntado quién lo recibió y cuándo.

En la oficina, la pantalla Control de calidad enseña todo el stock retenido y deja bloquear un hueco o un lote entero —en todos los huecos donde esté— con su motivo. Al bloquear avisa de los pedidos que estaban cogiendo ese producto y, si queda género bueno en otro hueco, los reencamina sola. Cada bloqueo se cierra con una de cuatro decisiones: aceptar y liberar a la venta, devolver al proveedor, reprocesar o registrar la merma. El stock bloqueado sale también en el centro de incidencias.

En las devoluciones, la PDA identifica de quién es el paquete, guarda hasta cuatro fotos y pide el grado de cada pieza: A vuelve al stock, B va a outlet, C es merma y CAD es caducado. Lo apuntado lo ven el jefe de almacén y el cliente en su portal. Y si un cliente lo necesita, su flujo de trabajo puede llevar un paso de control de calidad antes de empaquetar: sin el visto bueno, la caja no se cierra.

Puedes pedir la demo con tus datos o ver más en control de stock con PDA.

Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve una PDA en el control de calidad del almacén?

Para apuntar el problema en el momento y en el sitio donde se ve: al descargar, al revisar una devolución o delante de la estantería. El operario escanea el artículo, marca qué le pasa, hace una foto y el stock afectado queda apartado en el programa, sin papeles que pasar luego a limpio.

¿Qué es el stock bloqueado o en cuarentena?

Es género que está físicamente en el almacén pero que el programa no deja vender ni preparar hasta que alguien decida qué se hace con él: mercancía dañada, un lote con una incidencia, un exceso que no se había pedido o una devolución sin revisar.

¿Qué se hace con la mercancía que llega dañada?

Se cuenta aparte, se fotografía antes de moverla, se apunta en la recepción como dañada y se deja en una zona separada y bloqueada. Después se decide: devolverla al proveedor, reprocesarla, aceptarla o darla de baja como merma.

¿Cómo se bloquea un lote entero?

En un programa con stock por lote, se busca el lote y se bloquea de una vez en todos los huecos donde esté. Desde ese momento no se puede preparar, y los pedidos que lo necesitaban se sirven de otro lote si lo hay.

¿Quién debe liberar el stock bloqueado?

Conviene que no sea la misma persona que lo bloquea: el operario aparta y un responsable decide. Así queda claro quién dio por buena la mercancía y con qué motivo.

¿Cómo se revisa una devolución pieza a pieza?

Se identifica de qué pedido viene, se fotografía el paquete antes de abrirlo, se cuenta lo que trae y cada pieza se mira por separado: qué tiene y qué grado se le da. Según el grado vuelve al stock, va a outlet o es merma.

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