SGA en la nube: qué es, diferencias con uno instalado y qué preguntar antes de contratarlo

«En la nube» o «cloud» es una forma de decir que el programa no está en tu oficina, sino en los servidores de quien te lo da, y que entras por internet. Para un almacén eso cambia quién se ocupa de las máquinas, cómo se paga y qué pasa el día que falla la conexión. Este artículo explica qué es un SGA en la nube, en qué se diferencia de uno instalado y qué preguntas hay que hacer antes de contratarlo.

Qué es un SGA en la nube

Un SGA (sistema de gestión de almacén; WMS en inglés) es el programa que lleva el almacén por dentro: qué entra, en qué hueco se guarda, qué se prepara y qué sale, con cada movimiento confirmado por escaneo. Si no lo conoces, empieza por qué es un SGA.

Un SGA en la nube hace lo mismo, pero el programa y la base de datos están en los servidores del proveedor. En la oficina se abre en el navegador; en la nave, en la PDA o en el móvil. No hay nada que instalar en un servidor tuyo ni nadie que tenga que ir a actualizarlo: la versión nueva aparece sola.

SGA en la nube o SGA instalado: diferencias

Ninguna de las dos formas es mejor para todos. La nube quita trabajo y coste de entrada; la instalación da independencia de internet y control total de las máquinas, a cambio de mantenerlas. Cómo se nota eso en el precio está en cuánto cuesta un SGA.

Qué preguntar antes de contratar un software SGA cloud

Como los datos van a estar en casa de otro, las preguntas importantes son sobre ellos:

• →¿En qué país están los servidores? Si están en la Unión Europea, el tratamiento queda bajo el RGPD sin transferencias a terceros países.
• →¿Cada cuánto se hacen copias de seguridad, dónde se guardan y se comprueba que sirven? Una copia en la misma máquina que el programa no protege de que esa máquina falle.
• →¿Mis datos están separados de los de otros clientes del proveedor?
• →¿Quién puede entrar? Permisos por usuario, entrada en dos pasos y registro de quién cambió qué.
• →¿Puedo exportar todo —artículos, stock, movimientos— cuando quiera, en un formato abierto y sin pedirlo?
• →¿Qué pasa con mis datos el día que me doy de baja? ¿Cuánto tiempo tengo para sacarlos?
• →¿Hay permanencia? ¿Sube el precio con los usuarios, las PDA o los pedidos?
• →¿Qué hace el programa cuando la PDA pierde la conexión a mitad de una tarea?
• →¿Hay API o conexiones hechas con mi tienda, mis agencias y mi programa de facturación?

Pide que te enseñen la exportación y la pantalla de permisos en la demo, no que te las cuenten. Más preguntas para esa demo, en cómo probar un programa SGA antes de comprar.

Qué pasa si se corta internet

Es la duda más habitual y hay que contestarla sin adornos: un SGA en la nube necesita conexión. Si se cae, no se pueden confirmar escaneos hasta que vuelve. Lo que sí se puede preparar es que un corte sea una molestia y no una tarde perdida:

• →Una segunda línea: un router con datos móviles que entre cuando falla la fibra, o compartir la conexión de un móvil. Un SGA mueve texto y cabe de sobra.
• →Buena cobertura wifi en toda la nave. La mayoría de los «se ha caído» de un almacén son zonas sin cobertura al fondo de un pasillo, no cortes del proveedor de internet.
• →Un programa que avise con claridad. El operario tiene que saber si la última acción se guardó o no, y poder repetirla sin empezar la tarea de cero.
• →Un plan en papel para lo imprescindible: qué camión sale hoy y con qué bultos, para no parar la expedición.

Con un SGA instalado el corte de internet no para la nave, pero sí todo lo que mira hacia fuera: los pedidos de la tienda no entran y las etiquetas de la agencia no se pueden pedir. En un almacén de comercio electrónico eso es casi lo mismo que estar parado.

Para quién es un SGA en la nube y para quién no

Encaja bien si no tienes informático en plantilla, si quieres empezar sin una compra grande, si trabajas con tiendas online y agencias que ya son servicios de internet, o si necesitas que tus clientes o tú podáis mirar el stock desde fuera de la nave. Es lo habitual en pymes y en operadores logísticos pequeños y medianos; lo contamos en software de almacén para pymes.

Encaja peor si la nave está en un sitio donde no hay forma de tener una conexión estable, si por norma interna los datos no pueden salir de tus instalaciones, o si ya tienes un equipo informático y unos servidores que mantienes de todos modos.

Cómo lo hacemos en Ubika

Ubika es un SGA en la nube por suscripción para almacenes sin automatizar. Los datos están en centros de datos europeos, bajo el RGPD, con cada cliente en su espacio aislado, permisos por rol, entrada en dos pasos y registro de cada cambio. Se hacen copias de seguridad cifradas todos los días, fuera del servidor principal. Y los datos son tuyos: se exportan en CSV o por API cuando quieras, también si te vas.

La PDA es una web: se abre en el móvil o en cualquier Android con lector, sin instalar nada. Necesita conexión; si se pierde en mitad de una tarea, la PDA avisa de que la última acción no se ha guardado y deja reintentarla, sin perder la tarea. No hay permanencia y el precio está publicado: Start 199 €/mes hasta 1.000 envíos al mes, Pro 499 € hasta 3.500 y Max 799 € hasta 8.000, sin IVA, con las integraciones de tienda y agencias incluidas.

Puedes pedir la demo con tus datos o ver antes qué hace en software de gestión de almacén.

Preguntas frecuentes

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