Cómo hacer inventario con PDA: recuento por huecos, a ciegas y con diferencias aprobadas

13 de noviembre de 2026 · 7 min de lectura

Hacer inventario es comprobar que lo que dice el programa coincide con lo que hay en las estanterías. Con papel y Excel eso significa parar, imprimir listados, contar, pasar a limpio y cruzar a mano. Con una PDA el recuento se hace hueco a hueco, queda registrado al momento y las diferencias salen solas. Este artículo explica cómo funciona una PDA para inventario, qué es contar a ciegas y qué hacer con lo que no cuadra.

Cómo funciona una PDA para inventario

Una PDA de almacén es un terminal de mano con lector de códigos de barras conectado al programa de gestión. En un recuento hace tres cosas: dice qué hueco toca contar, identifica ese hueco por su etiqueta y recoge la cantidad contada. Si no la has usado nunca, en PDA de almacén: qué es y cómo se maneja está explicada desde cero.

El uso de la PDA en un inventario sigue siempre la misma secuencia:

→La PDA indica el hueco que hay que contar.
→El operario va hasta allí y escanea la etiqueta del hueco. Ese escaneo confirma que está delante del hueco correcto y no del de al lado.
→Cuenta lo que hay y lo registra: tecleando la cantidad o escaneando unidad a unidad, según el artículo.
→Si el artículo lleva lote o caducidad, se cuenta cada lote por separado.
→La PDA envía la cuenta. El programa la compara con lo que tenía y, si no coincide, abre una diferencia.
→La PDA da el siguiente hueco.

Para que esto funcione, cada hueco necesita su etiqueta con código de barras y cada artículo, su código. Cómo hacerlas está en etiquetas de ubicación con código de barras.

Qué es el recuento por huecos

En un inventario tradicional se cuenta por artículo: «¿cuántas unidades hay de esta referencia?». Eso obliga a recorrer todos los sitios donde pueda estar y a tener el almacén quieto mientras tanto. El recuento por huecos le da la vuelta: se cuenta lo que hay en un hueco concreto, sea lo que sea.

La ventaja es que la unidad de trabajo es pequeña. Un hueco se cuenta en poco tiempo, el resto de la nave sigue preparando pedidos y el recuento se puede repartir a lo largo de la semana. Es la base del inventario cíclico: contar un poco cada día, empezando por lo que más se mueve, en vez de todo una vez al año.

Además de los recuentos programados conviene contar cuando hay un motivo: un preparador que llega a un hueco y no encuentra lo que el programa dice, un hueco que queda a cero, un artículo con una devolución dudosa. Esos recuentos «por aviso» son muy rentables, porque van directos a donde ya se ha visto un problema.

Qué es contar a ciegas y por qué se hace

Contar a ciegas es contar sin ver en pantalla la cantidad que el programa espera. La PDA enseña el hueco y el artículo, pero no el número.

La razón es sencilla. Si la pantalla dice «24» y en el hueco hay algo parecido a 24, lo cómodo es confirmar. Con la cantidad oculta, el operario tiene que contar de verdad, y si su cuenta coincide con la del programa es porque el stock está bien, no porque haya dado la razón a la pantalla.

Un detalle que conviene exigir al programa: que distinga «no he puesto nada» de «he contado cero». Dejar la casilla vacía no puede equivaler a decir que el hueco está vacío.

Qué hacer con las diferencias de inventario

Una diferencia no es todavía un ajuste. Antes de tocar el stock hay que descartar las causas que no son pérdidas:

→Movimientos a medias: una recogida que se ha hecho pero no se ha confirmado, o mercancía recibida que aún no se ha ubicado.
→Género en el hueco de al lado: el artículo existe, pero alguien lo dejó donde no era.
→Unidad de medida: se han contado cajas y el programa lleva unidades, o al revés.
→Lotes mezclados: la cantidad total cuadra, pero no el reparto por lote.

Si tras un segundo recuento la diferencia sigue ahí, toca ajustar. Lo habitual es separar dos casos: las diferencias pequeñas, dentro de un margen que fija la empresa, se pueden ajustar sin más trámite; las que superan ese margen, y en general las pérdidas, las aprueba un responsable.

Quién aprueba los ajustes

Quien cuenta no debería ser quien decide que el stock se da de baja. Separar las dos cosas protege al operario y a la empresa: el primero registra lo que ve; el segundo —jefe de almacén o responsable de inventario— revisa la diferencia, decide si se acepta y deja su nombre en el ajuste.

Cada ajuste debería guardar al menos el hueco, el artículo, la cantidad anterior y la contada, quién contó, quién aprobó y cuándo. Con ese rastro, las diferencias dejan de ser un número suelto y se pueden estudiar: qué artículos descuadran más, en qué zona, en qué turno. De ahí sale la precisión de inventario, uno de los indicadores de almacén que más conviene seguir.

Inventario con PDA, en papel o en Excel: diferencias

Desliza la tabla hacia un lado para ver todas las columnas →

	Papel	Excel	PDA con programa de almacén
Cómo se cuenta	Listado impreso y bolígrafo	Listado impreso o tableta con la hoja	Escaneo del hueco y cantidad en la PDA
Paso a limpio	Hay que teclearlo todo después	Hay que teclearlo o copiarlo	No hay: queda registrado al contar
Comparación con el stock	A mano	Con fórmulas que alguien mantiene	La hace el programa en el momento
Recuento a ciegas	Solo si el listado se imprime sin cantidades	Solo si se oculta la columna	Lo aplica el programa
Quién contó y cuándo	Si se firma la hoja	Si alguien lo apunta	Queda registrado solo
Almacén parado	Normalmente sí	Normalmente sí	No hace falta: se cuenta por huecos
Aprobación del ajuste	De palabra	De palabra o por correo	Pendiente en el programa hasta que alguien aprueba

El Excel sirve mientras el almacén es pequeño y lo lleva una persona; dónde empieza a fallar lo contamos en control de stock en Excel.

Qué PDA hace falta para hacer inventario

Para contar no hace falta un equipo especial: sirve cualquier terminal que lea códigos de barras y abra el programa de almacén. Un móvil con cámara vale para recuentos sueltos; para contar muchos huecos seguidos se agradece un lector dedicado, que lee más rápido y con peor luz. Lo que sí hace falta es cobertura wifi en todos los pasillos, también en los del fondo.

Cómo lo hacemos en Ubika

En Ubika la PDA es una web: se abre en el móvil o en cualquier Android con lector, sin instalar nada. Cada operario entra con su PIN y lo que hace queda a su nombre. «Contar» es una de las tareas que reparte la PDA: contar un hueco cuando no cuadra o cuando toca inventario.

El conteo es cíclico y por huecos, sin cerrar el almacén, y a ciegas. El programa propone qué contar dando prioridad a los artículos de más rotación (clases A, B y C) y el conteo cíclico se puede programar, por ejemplo semanal o mensual. Las diferencias pequeñas, dentro del umbral configurado, se ajustan solas; las pérdidas quedan siempre pendientes de que las apruebe un responsable. Cuando un preparador declara que falta género en un hueco, se avisa al de inventario para que lo cuente. Y cada movimiento queda en el histórico de stock con su saldo.

Más detalle en control de stock con PDA, o puedes pedir la demo con tus datos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona una PDA para hacer inventario?

El operario escanea la etiqueta del hueco, cuenta lo que hay dentro y teclea la cantidad (o escanea cada unidad). La PDA manda esa cuenta al programa de almacén, que la compara con lo que tenía apuntado y deja la diferencia a la vista para revisarla o aprobarla.

¿Qué es un recuento a ciegas?

Es contar sin que la pantalla enseñe la cantidad que el programa cree que hay. Así el operario cuenta de verdad en lugar de confirmar el número que ve, y las diferencias que salen son reales.

¿Hace falta cerrar el almacén para hacer inventario con PDA?

No necesariamente. Contando por huecos, cada recuento afecta solo a un hueco durante un momento; el resto de la nave sigue trabajando. El inventario general con el almacén parado sigue siendo posible, pero deja de ser la única forma de cuadrar el stock.

¿Qué se hace cuando el recuento no coincide con el programa?

Primero se comprueba: se vuelve a contar y se mira si hay movimientos a medias (una recogida sin confirmar, una entrada sin ubicar). Si la diferencia se mantiene, un responsable la aprueba y el programa ajusta el stock dejando apuntado quién contó, quién aprobó y cuándo.

¿Sirve un móvil como PDA para inventario?

Sí, si el programa de almacén funciona en el navegador o tiene aplicación para móvil. La cámara lee códigos de barras, aunque más despacio que un lector dedicado; para contar muchos huecos seguidos compensa una PDA con lector o una pistola.

¿Qué ventaja tiene la PDA frente al papel y al Excel en un inventario?

Que nadie tiene que pasar los datos a limpio. La cuenta queda registrada en el momento, con el hueco, la persona y la hora, y la comparación con el stock la hace el programa. En papel y en Excel, la transcripción y el cruce posterior son una fuente de errores propia.

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