Packing sin errores: verificar, embalar, pesar y etiquetar

El packing es la última vez que alguien del almacén tiene el pedido en las manos. Lo que pase por la mesa sin comprobar llega al comprador tal cual: con un artículo cambiado, con una unidad de menos o con la etiqueta de otro. Este artículo explica qué se hace en el packing, cómo organizar la mesa de empaquetado y qué controlar en cada paso —verificar, embalar, pesar y etiquetar— para que no salgan errores.

Qué es el packing en un almacén

Es la fase que va entre la preparación del pedido y su salida. El preparador ha recogido los artículos de las estanterías y los ha dejado en la mesa, normalmente en una cubeta o un carro. En el packing se comprueba que eso es lo que pedía el pedido, se embala, se cierra el bulto y se le pone la etiqueta de la agencia. Después el paquete pasa a la zona de expedición.

Los cuatro pasos tienen un orden y conviene respetarlo:

Cómo verificar el pedido antes de cerrar la caja

Verificar es repasar artículo a artículo, con el lector, que lo que hay en la mesa es lo que pide el pedido. Es una segunda comprobación sobre el picking, hecha por otra persona o, al menos, en otro momento: si el preparador cogió un artículo parecido o una unidad de menos, aquí se ve.

Para que sirva, tiene que ser obligatoria y no depender de la prisa: que el programa no deje cerrar la caja hasta que todas las unidades estén escaneadas. Cuando un pedido lleva muchas unidades del mismo artículo, lo razonable es escanear una y contar el resto, no pasar el lector cuarenta veces.

Si en la verificación falta algo, el pedido no se cierra «para completarlo luego»: se aparta, se avisa y se resuelve. De dónde vienen esos fallos y cómo cortarlos antes lo contamos en cómo reducir los errores de picking.

Cómo embalar: caja, protección y lo que pide el cliente

• →La caja o el sobre, del tamaño justo. Una caja demasiado grande obliga a rellenar y puede costar más en la agencia, que suele tener en cuenta el volumen además del peso; una demasiado pequeña llega reventada.
• →Protección según el producto: lo frágil, separado de las paredes de la caja; los líquidos, de pie y con cierre comprobado; lo pesado, abajo.
• →Lo que pide cada cliente o cada tienda: albarán dentro o no, una hoja de devolución, un envoltorio de marca, nada de publicidad ajena. Tiene que estar escrito y a la vista en la mesa, no en la memoria de quien empaqueta.
• →Cierre firme con precinto, sin etiquetas viejas ni códigos de barras de otros envíos a la vista.

Si el pedido no cabe en una caja, se reparte en varios bultos y cada uno lleva su etiqueta. Conviene que quede apuntado qué artículos van en cada bulto: es lo primero que se pregunta cuando el comprador dice que le ha llegado solo una parte.

Por qué pesar el paquete

El peso cumple dos funciones. La primera es declarar a la agencia el dato correcto: si el peso real supera el declarado, la agencia puede regularizarlo después en la factura. La segunda es de control: si se conoce el peso de cada artículo, el paquete cerrado tiene un peso esperado, y una diferencia grande avisa de que falta o sobra algo dentro.

Ese control solo es tan bueno como los pesos de las fichas. Con artículos sin peso en el catálogo, el peso esperado no vale para comparar, así que antes de exigir el pesaje merece la pena completar ese dato.

Qué lleva la etiqueta de la agencia y cómo no equivocarse

La etiqueta la genera la agencia de transporte a partir de los datos del pedido: destinatario, dirección, servicio, número de envío con su código de barras y, según el caso, peso y número de bulto. Los errores de etiquetado casi nunca están en el contenido de la etiqueta, sino en qué paquete se pega.

• →Pedir la etiqueta desde el pedido, al cerrar el bulto, y no copiando la dirección en la web de la agencia.
• →Imprimirla en la propia mesa y pegarla en el momento: una etiqueta impresa que espera es una etiqueta que acaba en otro paquete.
• →Un pedido cada vez en la mesa. Dos pedidos abiertos a la vez son una causa habitual de etiquetas cruzadas.
• →En envíos de varios bultos, una etiqueta por bulto y todas pegadas antes de pasar al siguiente pedido.
• →Pegarla en la cara más grande, lisa y sin que el precinto tape el código de barras.

Qué hacer cuando algo no cuadra en la mesa

La mesa es un punto de control, así que tiene que tener una salida prevista para lo que no pasa el control. Si falta una unidad, si un artículo no es el pedido o si llega dañado de la estantería, el pedido se aparta en un sitio marcado, se avisa y no se mezcla con los que están en curso. Lo que nunca debe ocurrir es que quien empaqueta vaya a la estantería a «arreglarlo» sin que quede registrado: el pedido sale bien, pero el stock queda mal y el siguiente preparador se encuentra el problema.

Lo mismo con la etiqueta: si la agencia no devuelve etiqueta porque la dirección está incompleta o el código postal no existe, el paquete cerrado espera en una zona de incidencias con su pedido identificado, no en la pila de salidas.

Cómo organizar la mesa de empaquetado

Una mesa de empaquetado bien montada evita pasos y evita mezclas. Lo que tiene que tener a mano:

• →Superficie despejada para un solo pedido.
• →Lector de códigos y pantalla o PDA, a la altura de los ojos y sin ocupar la mesa.
• →Impresora de etiquetas al alcance, sin tener que levantarse.
• →Cajas y sobres de los tamaños que más se usan, ordenados por tamaño; relleno y precinto.
• →Báscula, si se pesa.
• →Entrada y salida separadas: las cubetas con pedidos por empaquetar llegan por un lado y los paquetes terminados salen por otro, hacia la zona de su agencia.

En campaña, cuando se multiplican los pedidos, la mesa es donde antes se forma la cola; cómo prepararla está en cómo preparar el almacén para los picos de campaña.

Qué controlar en el packing

• →Pedidos que llegan a la mesa incompletos o con un artículo equivocado: miden la calidad del picking.
• →Pedidos empaquetados por persona y hora, para saber cuántas mesas hacen falta.
• →Pedidos que esperan en la mesa cerca de la hora de recogida de su agencia.
• →Incidencias que vuelven del comprador —artículo equivocado, falta una unidad, llegó roto— y de qué mesa salieron.

Las fórmulas de estos indicadores están en los KPIs de almacén que de verdad importan.

Cómo lo hacemos en Ubika

En Ubika «Empaquetar» es una tarea de la PDA. En la mesa se escanea cada artículo del pedido; con una unidad escaneada, las demás del mismo artículo se pueden dar por contadas. El programa no deja cerrar el bulto hasta que todas las unidades están verificadas: no se empaqueta a ciegas. En pantalla sale cómo quiere el cliente que se empaquete, y se puede guardar una foto del paquete cerrado en el pedido. Si el flujo incluye control de calidad, no se empaqueta sin su visto bueno.

Al empaquetar, Ubika pide el envío a la agencia y sale su etiqueta, lista para imprimir y pegar; se puede imprimir en la mesa o en el muelle. Mientras la agencia no está conectada, la etiqueta es de prueba y lo dice bien grande. El pesaje es opcional: si se da el peso del bulto, se valida contra el estimado del catálogo; si no, se usa el estimado. Cada bulto recibe su matrícula al empaquetarse, que, si el almacén controla cada bulto, se escanea en cada paso hasta el camión, y el pedido pasa a enviado cuando el chófer firma la recogida; ese último tramo está en la PDA en la expedición.

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Preguntas frecuentes

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