Recepción de mercancía en el almacén paso a paso

13 de noviembre de 2026 · 7 min de lectura

La recepción es el primer punto donde el stock puede salir bien o mal. Lo que se cuenta mal en el muelle se arrastra a la estantería, de ahí a la preparación y, al final, al cliente. Este artículo recorre la recepción de mercancía paso a paso: qué hay que tener antes de que llegue el camión, cómo se cuenta, qué se hace con lo que no cuadra y cuándo se da por terminada.

Qué es la recepción de mercancía en un almacén

Es el proceso que convierte lo que llega en un camión en stock disponible: descargar, comprobar que es lo que se esperaba, registrarlo y guardarlo. Tiene dos mitades que conviene no mezclar. La primera es de comprobación: ¿ha llegado lo que tenía que llegar, en la cantidad y el estado correctos? La segunda es de almacenaje: ¿en qué hueco queda cada cosa?

Pasos de la recepción de mercancía

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Paso	Qué se hace	Qué queda registrado
1. Aviso	Se carga lo que va a llegar: artículos y cantidades	El albarán esperado
2. Llegada y descarga	El camión llega al muelle y se baja la mercancía a la zona de recepción	Fecha y hora de llegada
3. Revisión por fuera	Se cuentan los bultos o palés y se mira si vienen golpeados, mojados o abiertos	Reservas en el albarán del transportista, si las hay
4. Conteo con escaneo	Se escanea cada artículo y se cuenta contra el albarán esperado	Cantidad recibida por artículo
5. Diferencias	Se apunta lo que falta, lo que sobra y lo que llega dañado	Faltas, excesos y dañado, por artículo
6. Lote y caducidad	Se captura el lote y la fecha de cada artículo que los lleva	Lote y caducidad de cada entrada
7. Ubicación	Se lleva cada cosa a su hueco y se escanean artículo y hueco	En qué hueco está cada unidad

Qué es el albarán esperado y por qué importa

El albarán esperado —también llamado aviso de entrada o, por sus siglas en inglés, ASN— es la lista de lo que va a llegar, cargada en el programa antes de que llegue el camión. Puede salir de un pedido de compra al proveedor o, en un operador logístico, de lo que anuncia el cliente dueño de la mercancía.

Importa porque sin él no hay nada contra lo que contar. Se puede apuntar lo que llega, pero no saber si falta o sobra. Con él, además, el almacén sabe con antelación qué volumen viene y puede preparar el muelle, la gente y los huecos.

Cómo descargar y revisar antes de contar

Antes de abrir nada, se cuentan los bultos o palés y se comparan con los que dice el documento del transportista. Si falta un bulto o alguno llega roto, mojado o con el precinto abierto, se escribe en ese documento antes de firmar: es lo que permite reclamar después.

La mercancía se deja en una zona de recepción marcada, separada del resto. Lo que está ahí todavía no es stock: no se ha contado ni está en un hueco, así que no debe poder prepararse.

Cómo contar la mercancía con escaneo

Contar con escaneo es leer el código de barras de cada artículo —o de cada caja, si la caja lleva su código— y dejar que el programa sume. Tiene dos efectos. Uno, se cuenta lo que es: si llega un artículo parecido pero distinto, el código no coincide y se ve en el momento. Dos, la cuenta se hace contra el albarán esperado, línea a línea, y lo que no cuadra queda a la vista sin cruzar papeles.

Cuando las cajas traen etiqueta GS1, un solo escaneo puede dar a la vez el artículo, el lote y la caducidad. Si se cuenta por cajas completas, hay que tener claro cuántas unidades trae cada caja: confundir cajas con unidades es un descuadre típico de la entrada.

Qué hacer con las diferencias: faltas, excesos y dañado

→Faltas: llega menos de lo esperado. Se recibe lo que hay, la falta queda apuntada por artículo y se avisa al proveedor o al cliente. La entrada se puede cerrar con faltas; lo que no se debe hacer es dejarla abierta indefinidamente esperando algo que quizá no llegue.
→Excesos: llega más de lo esperado, o algo que no estaba en el albarán. No se mete en el stock disponible sin más: se aparta hasta decidir si se acepta o se devuelve.
→Dañado: llega roto o en mal estado. Se separa, se fotografía y se bloquea para que no se pueda preparar.

La regla común es que nada de esto se resuelve en el muelle de memoria. Se registra en el momento, con su cantidad, y lo decide después quien tiene que decidirlo. Cómo se gestiona lo apartado está en control de calidad en el almacén con PDA.

Cuándo registrar el lote y la caducidad

En la recepción, siempre. Es el único momento en que la mercancía pasa entera por las manos de alguien con un lector. Con el lote y la caducidad registrados en la entrada, el almacén puede sacar primero lo que antes caduca, avisar de lo que está a punto de vencer y, si hay que retirar un lote, saber en qué huecos está y en qué pedidos ha salido. Las reglas de salida están explicadas en FIFO, FEFO y LIFO.

Cómo ubicar la mercancía recibida

Ubicar es llevar cada artículo a un hueco y decirle al programa cuál. El hueco se elige con criterio: lo que más sale, cerca y a buena altura; lo pesado, abajo; lo que no debe estar junto, separado. Y se confirma con dos escaneos, el del artículo y el del hueco, para que el programa sepa dónde está cada unidad y no dónde se supone que está.

No toda la mercancía se ubica. Si lo que llega ya tiene un pedido esperándolo, puede ir directamente del muelle de entrada al de salida: es el cross-docking. Y para que ubicar sea rápido, los huecos tienen que tener una numeración clara; lo contamos en cómo organizar las ubicaciones.

Errores habituales en la recepción

→Firmar el albarán del transportista sin contar los bultos.
→Recibir sin albarán esperado y «ya lo cuadramos luego».
→Contar por cajas sin comprobar cuántas unidades trae cada una.
→Dejar la mercancía recibida en el pasillo sin ubicar, donde alguien la coge para un pedido.
→No apuntar el lote porque «es el mismo de siempre».
→Meter el exceso en la estantería para no complicarse.

Cómo lo hacemos en Ubika

En Ubika la recepción se hace con la PDA contra el albarán esperado. La PDA enseña lo que tenía que venir; se escanea cada unidad o caja y la cuenta sube sola, y si ha llegado todo se confirma de una vez. La fecha y la hora de llegada se apuntan solas. El lote y la caducidad son los que trae el producto, y con el código GS1 de la caja se rellenan solos.

Lo que no cuadra queda apuntado y se avisa. Lo que llega roto se marca como «Dañado» y queda apartado; lo que llega de más va a cuarentena. Si la entrada viene de un pedido de compra a un proveedor, se coteja contra él al recibir.

Ubicar es una tarea aparte: la PDA dice qué llevar y a qué hueco —el programa sugiere el hueco según la rotación del artículo y las familias compatibles— y exige escanear el producto y el hueco; si el hueco no es el que toca o no cabe, lo dice. En los flujos con cross-docking, la ubicación se salta.

Puedes ver el resto en software de gestión de almacén o, si guardas mercancía de otros, en software para operadores logísticos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la recepción de mercancía en un almacén?

Es el proceso por el que la mercancía que llega pasa a ser stock del almacén: se descarga, se comprueba contra lo que se esperaba, se apuntan las diferencias, se registran lote y caducidad si los lleva y se guarda en su hueco.

¿Cuáles son los pasos de la recepción de mercancía?

Aviso de lo que va a llegar, llegada y descarga del camión, revisión de los bultos por fuera, conteo artículo a artículo contra el albarán esperado, registro de diferencias (faltas, excesos y dañado), captura de lote y caducidad y ubicación en la estantería.

¿Qué es un albarán esperado o aviso de entrada?

Es la lista de lo que va a llegar —artículos y cantidades— que el almacén tiene cargada antes de que llegue el camión. En inglés se llama ASN. Permite contar contra algo: sin él, solo se puede apuntar lo que llega, no saber si es lo que tenía que llegar.

¿Qué hago si llega menos mercancía de la que dice el albarán?

Se recibe lo que ha llegado, se deja apuntada la falta por artículo y se avisa a quien corresponda: al proveedor o al cliente dueño de la mercancía. Conviene anotarlo también en el albarán del transportista antes de firmar.

¿Qué se hace con la mercancía que llega dañada?

Se separa físicamente del resto, se le hace una foto, se registra como dañada y se deja bloqueada para que no se pueda vender ni preparar hasta que alguien decida: devolverla, repararla o darla de baja.

¿Por qué hay que apuntar el lote y la caducidad al recibir?

Porque es el único momento en que se tienen delante con seguridad. Si no se capturan en la entrada, después no se puede sacar primero lo que antes caduca ni saber qué pedidos llevaron un lote concreto si hay que retirarlo.

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